การวางแผน

การวางแผน   (Planning)

การวางแผน   หมายถึง  กระบวนการกำหนดวัตถุประสงค์สำหรับการทำงานในอนาคตพร้อมทั้งกำหนดแนวทางการกระทำในทางปฏิบัติจริงเพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์

ปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อการกำหนดแผน

1. อนาคต  เป็นการกำหนดวิธีการที่จะปฏิบัติในอนาคต

2. การปฏิบัติ  ระบุวิธีปฏิบัติ

3. บุคคลหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ  เป็นการกำหนดตัวบุคคล

4. การแก้ปัญหาขัดแย้ง  ต้องมีการกำหนดวิธีแก้ปัญหาเอาไว้

5. มาตรฐาน  กำหนดมาตรฐานหรือเป้าหมายที่ต้องการ

6. ความประหยัด  ต้องคำนึงถึงการใช้ทรัพยากรให้น้อยที่สุด  

ประโยชน์ของการวางแผน

1. การวางแผนทำให้ทุกคนทุกฝ่ายทราบทิศทางขององค์การ

2. การวางแผนเป็นการกำหนดเป้าหมาย

3. การวางแผนช่วยให้เกิดการประสานของแต่ละบุคคลแต่ละฝ่าย

4. การวางแผนเอื้ออำนวยให้เกิดการเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินการ

5. การวางแผนมีผลต่อประสิทธิภาพของนักการบริหารโดยตรง

6. การวางแผนช่วยให้การทำงานของทุกฝ่ายเป็นไปอย่างมีระบบระเบียบ 

ความสำคัญของการบริหาร

1. ช่วยให้สามารถระบุเป้าหมายผลสำเร็จอย่างชัดเจน

2. ช่วยให้การกำหนดและระบุหน่วยงานที่รับผิดชอบ

3. ช่วยให้กิจการมีนโยบายที่ชัดเจน

4. ช่วยให้มีการคาดคะเนปัญหาล่วงหน้า

5. ช่วยให้ผู้บริหารสามารถใช้วิธีการควบคุมที่คล่องตัวและเหมาะสม     

ปรัชญาของการวางแผน Russell  L.  Ackoff

ได้แบ่งปรัชญาการวางแผนออกเป็น  3  แบบ              

1. ทำเท่าที่พอใจ  (Satisficing)  นิยมใช้มาก               

2. ทำให้ได้ประโยชน์สูงสุด  (Optimizing)               

3. ดัดแปลงทำให้เหมาะกับสภาพแวดล้อม  (Adaptivizing)  หรือแบบนวัตกรรม  เป็นแบบที่ใช้น้อยที่สุด               

แผน  (Plan)

เป็นผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจาการวางแผน

1. ต้องทำอะไร  (What)   

2. ทำไปทำไม  (Why)                       

3. ทำเมื่อไร  (When)                       

4. ใครทำ  (Who)                               

5. ทำอย่างไร  (How)

ประเภทของแผน

          แบ่งเป็น 5 ประเภท

1. แผนที่แบ่งตามระยะเวลาและวัตถุประสงค์ของแผน  มี 3 ประเภท                

1.1 แผนระยะสั้น   ตั้งแต่ 1 เดือน  แต่ไม่เกิน 1 ปี               

1.2 แผนระยะกลาง   ช่วง 1 ปี  แต่ไม่เกิน 5 ปี               

1.3 แผนระยะยาว   ตั้งแต่ 5 ปีขึ้นไปมีความคาดหวังผลสำเร็จสูง แต่จะมีผลสำเร็จต่ำกว่าระยะอื่น  มักเรียกว่าแผรกลยุทธ์

2. แผนที่แบ่งตามระดับของผู้บริหาร  มี 3 ประเภท               

2.1 แผนกลยุทธ์หรือแผนนโยบาย  จัดเป็นแผนระยะยาวเป็นของผู้บริหารระดับสูง                2.2 แผนยุทธวิธี  หรือแผนปฏิบัติการ  เป็นหน้าที่ในการจัดทำของผู้บริหารระดับกลาง  เป็นแผนการกระจายและใช้ทรัพยากรที่มีอยู่               

2.3 แผนดำเนินงาน  เป็นการวางแผนการทำงานประจำวัน  ประจำสัปดาห์  ประจำเดือน  และประจำปีของผู้บริหารระดับต้น

3. แผนแบ่งตามความถี่ของการใช้แผน  มี 2 ประเภท               

3.1 แผนถาวร  หรือแผนใช้ประจำ  เป็นแผนที่เพื่อใช้แก้ปัญหาที่เกิดขึ้นเป็นประจำ                3.2 แผนชั่วคราว  หรือแผนใช้ครั้งเดียว   เหมาะที่จะใช้กับงานโครงการที่มีระยะเริ่มต้นและสิ้นสุดในระยะเวลาสั้น

4. แผนที่แบ่งตามลักษณะกิจกรรมแต่ละด้านในองค์การ  คือแผนของแต่ละฝ่ายงานในองค์การ

5. แผนที่แบ่งตามวิธีการกำหนดแผน  มี 2 ประเภท                

5.1 แผนที่กำหนดจากเบื้องบนสู่เบื้องล่าง  เกิดจากผู้บริหารระดับสูงกำหนดกลยุทธ์แล้วส่งต่อให้ผุ้บริหารระดับกลาง  และต้นดูแล               

5.2 แผนที่กำหนดจากเบื้องล่างขึ้นไปเบื้องบน  เกิดจากหน่วยงานระดับล่างวางแผนสง่ไปยังผู้บริหารระดับกลาง  ขึ้นไปสู่ผู้บริหารระดับสูงพิจารณา      

กระบวนการวางแผน  ( Planning  process)

สิ่งจำเป็นสำหรับการวางแผน               

1. วัตถุประสงค์  (Objective)  เป้าหมายในการทำงาน               

2. การคาดการณ์  (Forecase)  ทำนายสิ่งที่จะเกิดขึ้นในอนาคต  เพื่อจะได้เตรียมทางออกที่ดีไว้ล่วงหน้า              

3. กิจกรรม  (Activity)  การปฏิบัติงาน               

4. เวลา  (Time)  ระยะเวลาของกิจกรรม               

5. แผนการใช้เงิน  (Budget)  การประมาณการค่าใช้จ่าย               

6. คณะทำงาน  (Organization)  การระบุผู้รับผิดชอบ  กำหนดตำแหน่งหน้าที่  ลักษณะงานที่ต้องรับผิดชอบ               

7. แนวนโยบาย  (Policy)  เป็นหลักให้ทุกคนทุกฝ่ายถือปฏิบัติ              

8. มาตรฐานผลงาน  (Standard)  ระดับผลงานที่ถูกคาดหวังว่าต้องการระดับใด  จึงจะถือว่าประสบผลสำเร็จ

ขั้นตอนในการวางแผน

ขั้นที่ 1 รวบรวมข้อมูล  สภาพปัญหา               

ขั้นที่ 2 ระบุปัญหา  ความต้องการ              

ขั้นที่ 3 กำหนดวัตถุประสงค์  เป้าหมาย               

ขั้นที่ 4 วิเคราะห์ทางเลือก  เพื่อกำหนดวิธีดำเนินการ              

ขั้นที่ 5 จัดทำแผนงานประเภทต่างๆ             

ขั้นที่ 6 นำแผนไปปฏิบัติ      

ข้อจำกัดและอุปสรรคของการวางแผน

1. ผู้วางแผนขาดความรู้ความเข้าใจ ขาดประสบการณ์

2. ปัญหาด้านสภาพแวดล้อม  สถานการณ์  สภาพเศรษฐกิจ

3. ปัญหาด้านเทคนิค

4. ปัญหาการนำแผนไปปฏิบัติ

การวางแผนกับการนำแผนไปปฏิบัติ

การวางแผน  คือ  การมุ่งไปสู่อนาคตที่คาดหวังคือการเปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้นการนำแผนไปปฏิบัติ  คือ  การบริหารให้เกิดการเปลี่ยนแปลงไปในทางที่คาดหวังด้วยกลวิธีที่กำหนดขึ้น 

การวางแผน(planning)

          เป็นกระบวนการการกำหนดเป้าหมาย (Goals)ขององค์กร และวิธีการปฏิบัติ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ต้องการ รวมทั้งแนวทางในการประสานกิจกรรมต่างๆ ขององค์กรเข้าด้วยกัน ทำให้การดำเนินงานด้านต่างๆ ขององค์การเป็นไปอย่างราบรื่น และเข้าถึงเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ

โดยทั่วไปสาเหตุสำคัญที่องค์การต้องวงแผนมี 4 ประเภท

          1.การวางแผนช่วยในการกำหนดทิศทางขององค์การ

          2.การวางแผนช่วยลดผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง

          3.การวางแผนช่วยให้ลดความสูญเสียและความซ้ำซ้อนในการทำงาน

          4.การวางแผนช่วยในการกำหนดมาตรฐานสำหรับการประเมินและควบคุม

ประโยชน์การวางแผน

          แผนทุกประเภทจะช่วยกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายในการดำเนินงานซึ่งอาจจะแตกต่างตามลักษณะของธุรกิจ แต่จะมีความสำคัญคือจะสร้างต้องอาศัยการร่วมมือกันของสมาชิกเพื่อบรรลุเป้าหมาย

ความสำคัญของการวางแผน

          เราจะเห็นว่ากระบวนการและหน้าที่ทางการจัดการ เช่น การจัดองค์การ การจัดบุคคลเข้าทำงาน การนำ และการควบคุม ต่างดำเนินการเพื่อสนับสนุนองค์การให้บรรลุวัตถุประสงค์ ตามแผนกงาน ซึ่งหน้าที่แรกของการจัดการอยู่ในรูปของการวางแผน โดยที่การวางแผนช่วยให้กระบวนการจัดการดำเนินงานอย่างเป็นระบบ และช่วยกำหนดวัตถุประสงค์ที่สำคัญสำหรับทุกกลุ่ม

          การวางแผนในการที่บรรลุวัตถุประสงค์ใดๆในการทำงานนั้น ผู้รับผิดชอบจะต้องทราบวัตถุประสงค์ที่ต้องการได้รับจากการทำงานเป็นการล่วงหน้าก่อน แล้วจึงคิดวิธีการว่าทำอย่างไรจึงจะบรรลุวัตถุประสงค์ดังกล่าว ตัวอย่าง เช่น พนักงานขายผู้หนึ่งมีวัตถุประสงค์ที่จะขายสินค้าให้ลูกค้ารายหนึ่งจึงได้หาข้อมูลว่าลูกค้ารายนั้นชอบอะไรมีเวลาว่างช่วงไหน แล้วจึงกำหนดขั้นตอนในการเข้าพบลูกค้ารายนั้นและกำหนดวิธีการที่จะนำเสนอขายสินค้าว่าต้องพูดตามลำดับอย่างไรนับเป็นการวางแผนที่เราเห็นได้ทั่วไปในการปฏิบัติงาน

ทฤษฎีกระบวนการวางแผน

          1.กำหนดวิสัยทัศน์ (vision) ภารกิจ (mission) และเป้าหมาย (goals) ขององค์การจัดการโดยภารกิจที่กำหนดขึ้นจะเป็นพื้นฐานทีองค์การถือกำเนิดขึ้นมาและขอบเขตที่องค์การจะดำเนินการ เช่น กิจการที่จำหน่ายสินค้าอุปโภค

          2.วิเคราะห์ปัจจัยภายนอกเนื่องจากการดำเนินงานขององค์การกับสถานการณ์ภายนอกมีผลโดยตรงซึ่งกันและกัน ซึ่งเป็นองค์การธุรกิจขนาดใหญ่ยิ่งเห็นผลมาก เนื่องจากต้องใช้เงินลงทุนสูงและต้องผู้บริโภคจำนวนมากมารองรับสินค้าและบริการทีนำเสนอขาย

3.การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายในองค์การ หมายถึง การพิจารณาศักยภาพขององค์การในการดำเนินธุรกิจสู้กับคู่แข่งรายอื่นการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายในเพื่อจะทราบว่าตนได้เปรียบคู่แข่งคันในเรื่องใดและเสียเปรียบคู่แข่งขันในเรื่องใด

4.การกำหนดแผนกลยุทธ์ของบริษัทจากปัจจัยสภาพแวดล้อมเป็นการนำปัจจัยทางด้านสภาพแวดล้อมภายนอกซึ่งได้แก่โอกาสและอุปสรรคและสภาพแวดล้อมภายในได้แก่จุดแข็งและจุดอ่อนขององค์การมากำหนดแผนกลยุทธ์ระดับบริษัท

ประโยชน์การมีแผนงาน

1.ทำให้ทราบปัจจัยที่เกี่ยวข้องและอาจส่งผลกระทบทั้งในด้านดีและด้านเสียทำให้ผู้วางแผนสามารถวิเคราะห์สิ่งที่จะทำเกิดขึ้นได้ดี

2.ทำให้ทราบสิ่งที่คาดว่าจะได้รับหลังจากแผนการเสร็จสิ้นลง ในการวางแผนจะต้องมีการกำหนดวัตถุประสงค์ของสิ่งที่ต้องการ

3.ทำให้ทราบวิธีปฏิบัติและทรัพยากรที่ต้องใช้ล่วงหน้า

ลักษณะของการวางแผน (Nature of planning)

การสำรวจลักษณะสำคัญของการวางแผนประกอบด้วย 4 ด้าน (1) ประโยชน์ของการวางแผนในการกำหนดจุดมุ่งหมายและวัตถุประสงค์ (2)ลักษณะเด่นของการวางแผน (3)ความหลากหลายของการวางแผน (4)ประสิทธิภาพของแผน

รูปแบบของแผน ( Types of plan) จะแตกต่างกัน

                   1.จุดมุ่งหมายหรือภารกิจ (Purposes or missions)

                   2.วัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย(Objectives or goals)

                   3.กลยุทธ์.(Strategies)

                   4.นโยบาย(Policies)

                   5.กระบวนการ (Proscedures)

                   6.กฎ (Rules)

                   7. โปรแกรม (Programs)

                   8.งบประมาณ(Budgets)

ระดับของการวางแผน (Level of planning)

          1.แผนกลยุทธ์ (Strategic plans) เป็นวิธีการที่ใช้เพื่อบรรลุเป้าหมายกลยุทธ์กำหนดโดยผู้บริหารระดับสูงแผนกลยุทธ์จะครอบคลุมการจัดการจัดสรรทรัพยากรและกำหนดขอบเขต ย่างกว้างของกิจกรรมองค์การในระยะยาวที่ออกแบบเพื่อเป้าหมายเชิงกลยุทธ์

          2.แผนยุทธวิธี (Tactical plans) เป็นวิธีการที่ใช้เพื่อใช้บรรลุเป้าหมายยุทธ์วิธีแผนนี้เป็นหน้าที่ของผู้บริหารระดับสูงและระดับกลางที่จะกำหนดแผนร่วมกัน แผนยุทธวิธีจะมีระยะเวลาที่สั้นกว่าแผนกลยุทธ์ และให้การสนับสนุนการปฏิบัติการของแผนกลยุทธ์ แผนยุทธวิธีประกอบด้วยการปฏิบัติการเฉพาะในแต่ละฝ่ายของธุรกิจหริอกลุ่มดังนั้น จึงมีขอบเขตที่แคบกว่าแผนกลยุทธ์

3.แผนการปฏิบัติการ (Operational plans) เป็นวิธีการที่ใช้เพื่อให้บรรลุเป้าหมายการปฏิบัติการแผนนี้จะสนับสนุนแผนยุทธวิธีโดยกำหนดการปฏิบัติการในแต่ละฝ่ายหรือแผนกหน้าที่ต่างๆแผนนี้จะครอบครองคลุมระยะเวลาที่สั่นกว่าแผนยุทธวิธี โดยรวมถึงการปฏิบัติการในแต่ละวันขององค์การ

ขอบขอบคุณ https://www.gotoknow.org/posts/126544

                https://strategic201.wordpress.com/2016/09/21/planning-%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%A7%E0%B8%B2%E0%B8%87%E0%B9%81%E0%B8%9C%E0%B8%99/comment-page-1/

สืบค้นวันที่ 27 ธันวาคม 2560